L’Internal Corporate Communication per un mondo in Smart Working

Quando il team aziendale non è riunito nello stesso spazio fisico, ma ognuno lavora da postazioni e spazi diversi, la corretta coordinazione e comunicazione interna potrebbe rappresentare un problema. 

Attraverso i giusti strumenti digitali, il passaggio a un’azienda sempre più innovativa sarà semplice e spontaneo, permettendo di affrontare correttamente la transizione al contesto on line, ormai, sempre più necessaria e richiesta dai nuovi ritmi di vita. Quindi, in un mondo che spinge verso lo Smart Working (e queste settimane ne sono un ottimo momento di prova), ogni azienda dovrebbe cercare di ripensare la comunicazione interna nell’ottica di sopperire alla distanza fisica, adottando gli strumenti migliori.

Tendenzialmente, tutte le aziende dispongono di una rete Intranet in grado di garantire la distribuzione dei documenti e dei contenuti comunicativi. Sono sistemi a cui è possibile accedere mediante un pc desktop, ma quando i lavoratori non sono sempre dietro alla scrivania e si trovano in spazi diversi e, magari, non sempre sono on line?

Il rischio di escludere e tagliare fuori dalla comunicazione interna è davvero poco funzionale e controproducente. Ecco che ci viene in aiuto uno strumento di cui ognuno di noi è ormai in possesso: lo smartphone. Praticamente tutti coloro che sono inseriti nel contesto lavorativo odierno ne hanno dimestichezza e lo utilizzano facilmente, senza grosse difficoltà. Con un’App di messaggistica istantanea pensata appositamente per le aziende, sarà possibile aumentare la velocità di comunicazione, migliorare la facilità di recapito, eliminare il gap spaziale che permette di continuare a lavorare con i colleghi anche se in luoghi diversi.

Inoltre, le App sono incoraggianti dal punto di vista dell’interazione sociale, rendendo le reazioni più immediate e migliorando la facilità con cui stabilire conversazioni fluide tra il management e il team operativo. Qualunque contesto è adatto per pensare all’adozione di un’App di comunicazione interna sicura e funzionale: dal mondo media e dell’intrattenimento, dalla sanità al mondo finanziario, dal settore banking alle assicurazioni, passando per i trasporti, l’ambito scolastico e la sicurezza pubblica.

Le caratteristiche di un’App per aziende

Sicuramente, ci sono degli accorgimenti che è bene verificare per utilizzare uno strumento che si adatti davvero ai bisogni e alle necessità di un team lavorativo.

L’accessibilità all’applicazione deve essere semplice e a portata di mano, garantendo l’acquisizione presso un’App store pubblico. Sfruttando il fatto che gli utenti mobile sono già abituati a questo processo per ottenere applicativi sul proprio device si semplificherà non solo il processo di distribuzione dell’App, ma anche il vantaggio della regolarità sicura in termini di aggiornamento.

Importantissimo è seguire l’ottica di creare App ibride, garantendo un’alta compatibilità con sistemi operativi iOS e Android e attivando anche la versione per il web (Web App).

Anche il rispetto della normativa sulla protezione dei dati è un punto da tener presente. Quando a essere trattate sono informazioni riservate, l’attenzione alla protezione dei dati diventa primaria. E, soprattutto nelle App di messaggistica, il flusso di contenuti è costantemente messo al centro di una rete che non sempre è in grado di assicurare la piena affidabilità e protezione. Se si sceglie di sviluppare un’App apposita per il proprio team, potrebbe essere utile pensare di inserire funzionalità aggiuntive come organizzazione di liste, dashboard gestionali, opzioni di priorità per certi messaggi, avvisi speciali, prove di ricezione e broadcast di messaggi a contatti singoli.

I vantaggi

Scegliere di utilizzare un’App per gestire la comunicazione interna del team aziendale renderà possibile una migliore collaborazione, portando con sé numerosi vantaggi:

•  si potrà lavorare a distanza in totale comodità;

•  tutto verrà inserito all’interno di una chat sicura e rispettosa della normativa vigente;

•  si andrà a creare un ambiente di lavoro più produttivo;

•  si genererà una comunicazione interna efficace e funzionale;

•  verranno ridotti sensibilmente i costi relativi alla gestione delle risorse per l’infrastruttura informatica aziendale, permettendo così di ricavare utili da investire in altre attività e aree aziendali;

•  aumenteranno le dinamiche di velocità decisionale;

•  verrà assicurato uno spazio virtuale sicuro che permetterà al team di poter evitare l’utilizzo dei più comuni comunicatori pubblici e applicazioni di messaggistica istantanea, incapaci nel garantire una totale sicurezza nel trattamento delle informazioni e dei dati. Non dobbiamo, infatti, ignorare che questi mezzi siano più volti stati fatti oggetti di attacchi da parte di virus capaci di spiare tutti i contenuti caricati e inviati in chat, intaccando messaggi testuali e media come video e immagini.

Sara Colnago 
CEO di Business Competence 
(www.businesscompetence.it)