F.lli Veroni, storico marchio italiano specializzato nella produzione di salumi, ha scelto la piattaforma di gestione delle note spese sviluppata dalla fintech francese N2JSoft per digitalizzare i processi aziendali. Matteo Fattori, gestione risorse umane e fleet manager di Fratelli Veroni, e Nicola Spada, account manager Italia di N2JSoft, ci spiegano meglio tutti i dettagli di questa collaborazione.
Quali erano le principali esigenze di F.lli Veroni che hanno portato alla collaborazione con N2JSoft?
Fino al 2023 la gestione delle note spese in F.lli Veroni era ancora completamente cartacea. I dipendenti, al rientro dalle trasferte, compilavano moduli manuali che passavano prima dall’Amministrazione e poi dalla Direzione per l’approvazione. Un processo lento, macchinoso e con margini di errore, che richiedeva molto tempo per i controlli. Con l’ingresso dell’azienda nel Gruppo americano e l’aumento delle trasferte, quel metodo si è rivelato insostenibile. È stato quindi naturale cercare una soluzione digitale: più veloce, trasparente e semplice da gestire, capace di ridurre il carico amministrativo e rendere il flusso di approvazione più lineare.
Come è nata questa collaborazione con N2JSoft e quali sono le funzionalità principali della piattaforma N2F che utilizzate?
Dopo alcune ricerche ci siamo imbattuti in N2F, che si è rivelata subito la soluzione ideale. La facilità d’uso, unita alla possibilità di personalizzazione e integrazione con i nostri sistemi, ha convinto la Direzione già dopo la demo gratuita. Abbiamo iniziato con un progetto pilota su un piccolo gruppo di collaboratori: i feedback positivi ci hanno portato a estenderne rapidamente l’uso a tutti i colleghi che effettuano trasferte. A seguito dell’adozione di N2F abbiamo anche cambiato il circuito delle carte di credito aziendali per attivare il modulo di riconciliazione, funzione che ha ridotto drasticamente i tempi di verifica delle spese. A fare la differenza sono stati la facilità di utilizzo e l’intuitività dell’applicativo, la rapidità di compilazione delle note, oggi gestibili in pochi clic, l’accesso da app mobile, indispensabile per chi viaggia, e la gestione del cambio valuta in tempo reale, molto utile per chi lavora all’estero. Un ruolo importante lo ha giocato anche l’assistenza di N2F: disponibile, competente e sempre pronta a supportarci. In sintesi, la gestione delle spese è diventata fluida e intuitiva, in linea con le esigenze di un’azienda che punta sull’innovazione senza perdere efficienza.
Quali sono stati i risultati più importanti di questa collaborazione?
I vantaggi si sono visti subito. L’Amministrazione ha ridotto in modo significativo il tempo speso nei controlli manuali, mentre i colleghi in trasferta non devono più accumulare scontrini o compilare moduli cartacei. La compilazione e l’invio delle note richiedono oggi pochi secondi, con un processo di approvazione più rapido e trasparente. La Direzione ha ora un quadro chiaro e immediato delle spese, che facilita i controlli interni e la pianificazione. Anche sul piano umano il cambiamento è stato apprezzato: i dipendenti hanno percepito l’app non come un vincolo, ma come uno strumento che semplifica il loro lavoro quotidiano. La collaborazione con N2F ha segnato quindi un concreto passo avanti nella digitalizzazione dei processi interni, rafforzando quell’equilibrio fra tradizione e innovazione che da sempre contraddistingue la nostra società.
Ci sono altri ambiti nei quali questa collaborazione potrebbe svilupparsi?
Sì. In prospettiva, vogliamo approfondire le funzionalità di monitoraggio in tempo reale dei flussi di spesa e di controllo dei costi, strumenti che potrebbero rendere la gestione ancora più trasparente e sostenibile. L’esperienza positiva finora ci fa considerare questa collaborazione non come un progetto chiuso, ma come una partnership destinata a crescere e ad accompagnarci nel percorso di espansione internazionale.