Dal 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i lavoratori autonomi in regime forfettario, inizialmente per chi superava i 25mila euro di ricavi annui, e dal 2024 estesa a tutti. Questo passaggio ha segnato un cambiamento importante nel modo in cui anche i professionisti più piccoli gestiscono la propria contabilità: niente più fatture cartacee o Pdf, ma documenti Xml da emettere, trasmettere e conservare digitalmente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
Molti forfettari, tuttavia, si sono chiesti se fosse davvero necessario affidarsi a un software di fatturazione a pagamento, considerando che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi”. La risposta, come spesso accade, dipende dalle esigenze del singolo. Ma per comprenderla appieno è utile analizzare pro e contro delle due opzioni.
Il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate: utile ma limitato
Lo strumento gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate consente di creare, inviare e ricevere fatture elettroniche in modo conforme alla normativa. È una soluzione istituzionale, sicura e a costo zero, ideale per chi emette pochissime fatture all’anno e vuole semplicemente adempiere all’obbligo. Tuttavia, l’esperienza d’uso è piuttosto spartana.
L’interfaccia del portale è poco intuitiva e richiede diversi passaggi manuali per ogni fattura. Non sono presenti funzionalità automatiche come il calcolo della ritenuta, dell’imposta di bollo o dei contributi previdenziali, aspetti che i forfettari devono comunque gestire correttamente per evitare errori.
Inoltre, il sistema non invia promemoria o alert: scadenze, bolli e conservazioni devono essere monitorati dall’utente. Anche la conservazione delle fatture elettroniche, obbligatoria per 10 anni, non è completamente automatica: va attivata manualmente e rinnovata periodicamente, con il rischio che un documento non conservato regolarmente perda validità fiscale.
Un’altra mancanza importante è la reportistica: il portale non offre strumenti di analisi, grafici o statistiche sulle entrate. Per chi desidera tenere sotto controllo l’andamento economico della propria attività, questo è un limite significativo.
I vantaggi di un software dedicato
Un software per la fatturazione dei forfettari risolve gran parte di queste criticità, trasformando un adempimento obbligatorio in un vero e proprio strumento di gestione.
Innanzitutto, l’emissione delle fatture è molto più veloce: basta inserire il cliente e i dati principali, e il software compila automaticamente la fattura in formato Xml, includendo campi come imposta di bollo, contributo previdenziale o eventuali codici Iva particolari. Molti strumenti segnalano in tempo reale eventuali errori di compilazione, evitando lo scarto del documento da parte del Sistema di Interscambio.
Un altro punto di forza dei software per la fatturazione dei forfettari è la gestione automatica delle scadenze. I sistemi più evoluti inviano notifiche per ricordare il pagamento dei bolli trimestrali, le date di conservazione o eventuali incassi mancati. Alcuni integrano anche funzioni di riconciliazione bancaria, permettendo di verificare quali fatture sono state saldate e quali restano aperte.
La conservazione digitale a norma è un altro aspetto cruciale: i programmi professionali archiviano automaticamente le fatture per i 10 anni previsti, garantendo sicurezza, backup e tracciabilità senza interventi manuali.
Infine, un software per la fatturazione dei forfettari offre una visione completa del business: grafici, report di incassi e spese, analisi per periodo o cliente, statistiche sull’andamento dei ricavi. Un valore aggiunto importante per chi vuole gestire la propria attività con maggiore consapevolezza e non semplicemente “emettere fatture”.
Costi e benefici: vale la pena?
La domanda resta: conviene davvero pagare un abbonamento, magari di 30 o 50 euro l’anno, per un servizio che l’Agenzia delle Entrate offre gratis?
La risposta è sì, nella maggior parte dei casi. Il portale pubblico è adatto solo a chi emette pochissime fatture e non ha particolari esigenze di controllo o pianificazione. Ma per la maggioranza dei forfettari – consulenti, liberi professionisti, artigiani o piccoli imprenditori – il tempo risparmiato e la riduzione del rischio di errori giustificano ampiamente l’investimento.
Un errore di compilazione o una dimenticanza nella conservazione può costare più di un anno di abbonamento a un software per la fatturazione dei forfettari. Inoltre, avere tutto sotto controllo – scadenze, incassi, bolli, statistiche – contribuisce a una gestione più efficiente e professionale, anche in vista di eventuali controlli fiscali o revisioni.
Mini-guida alla scelta del software per la fatturazione dei forfettari più adatto
Sul mercato esistono decine di soluzioni, diverse per funzioni e prezzo. Ecco alcuni criteri utili per orientarsi:
1. Semplicità d’uso: il software deve essere intuitivo, con un’interfaccia chiara e procedure guidate.
2. Compatibilità con il regime forfettario: deve gestire automaticamente imposta di bollo, contributi previdenziali e l’assenza di Iva.
3. Conservazione automatica: meglio scegliere piattaforme che garantiscono l’archiviazione a norma senza doverla attivare manualmente.
4. Assistenza e aggiornamenti: fondamentale poter contare su un supporto clienti efficiente e su aggiornamenti continui in base alle novità normative.
5. Funzioni extra: reportistica, gestione clienti, preventivi, reminder scadenze e sincronizzazione con il conto bancario possono fare la differenza.
Conclusione
La digitalizzazione della fatturazione ha semplificato molti aspetti burocratici, ma ha anche reso necessario dotarsi di strumenti adeguati. Un software per la fatturazione dei forfettari non è solo una comodità, ma un alleato per gestire con precisione, rapidità e sicurezza la propria attività.
Affidarsi al portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate può bastare per chi ha un’attività marginale, ma chi desidera lavorare con efficienza, risparmiare tempo e ridurre gli errori scoprirà presto che un software dedicato non è un costo, bensì un investimento nella propria professionalità.